Ochrana osobných údajov v personálnej, mzdovej a účtovnej agende v roku 2021

Ochrana osobných údajov sa stále mení, a je potrebné sledovať nielen predpisy a usmernenia týkajúce sa osobných údajov ale aj osobitné predpisy ako je Zákonník práce, zákon o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov a podobne.

Personálne, mzdové a účtovné oddelenia patria medzi najvyťaženejšie a práve tu sa musí klásť dôraz ochranu osobných údajov. Veľa krát sú to práve tieto oddelenia, ktoré majú na starosti dohľad nad ochranou osobných údajov. Tieto oddelenia sú navyše v uplynulých dňoch povinné z pohľadu GDPR zabezpečiť svojim zamestnancom maximálnu ochranu – či už pri meraní teploty alebo pri uchovávaní ich zdravotných údajov. Tak isto sú povinný dodržiavať kontrolu plnenia vyhlášok Úradu verejného zdravotníctva. Aj z toho dôvodu sme pre vás pripravili seminár, kde vám poradíme, ako sa v praxi vyrovnať s požiadavkami GDPR a zákona o ochrane osobných údajov a iných predpisov.

Pomocou praktických príkladov si vysvetlíme: ako má vyzerať súhlas a ako ho získať, čo môže obsahovať osobný spis zamestnanca a ako má vyzerať pracovná zmluva alebo dohoda o pracovnej činnosti. Tak isto si povieme, čo by mala obsahovať každá zmluva (aj z právnickými osobami) a čo by každý prevádzkovateľ mal mať na svojom webovom sídle. Podrobne sa budeme zaoberať aj fotografovaním alebo monitorovaním zamestnancov na pracovisku a ďalšími povinnosťami, ktoré pre vás vyplývajú z nariadenia GDPR. 

• Viete, čo konkrétne GDPR znamená pre personalistov?
• Viete, čo všetko môžete mať v osobnom spise?
• O čom musíte informovať zamestnanca podľa GDPR?
• Aké osobné údaje musí personalista rozčleniť a vylúčiť zo spracovania?
• Ako má vyzerať pracovná zmluva alebo dohoda o pracovnej činnosti z pohľadu nariadenia a nového zákona o ochrane osobných údajov?
• Dodržiavate zásady spracúvania osobných údajov, napríklad pri kopírovaní úradných dokladov?
• Viete, kedy využiť oprávnený záujem? Ako urobiť porovnávací test? Poskytneme vám jeho vzor.
• Je potrebný súhlas uchádzača o zamestnanie a podobne?
• Čo všetko je potrebné zabezpečiť, aby váš zamestnanec mohol vykonávať prácu z domu?
• Aký je plán kontrol na rok 2021?
• Za čo boli doposiaľ firmy najčastejšie sankcionované?
• Ktoré ďalšie praktické informácie budeme rozoberať:
  • usmernenie EDPB ku kamerám – odporúča označenie priestorov „piktogram“, lehotu uchovávania záznamov,
  • ktoré priestory sa smú monitorovať,
  • čo si predstaviť pod pojmom „oprávnený záujem“ a ako ho obhajovať?
  • stanovisko úradu k meraniu teploty na pracovisku
• Kedy a na čo je potrebný súhlas na spracovanie osobných údajov a aké sú jeho náležitosti, je možné použiť súhlas v personálnej agende podľa GDPR?
• Identifikácia informačných systémov/účelov, v ktorých sa spracovávajú osobné údaje o zamestnancoch, napr. na účely pracovnoprávnej agendy, BOZP, dochádzka, fotografie, dočasne pridelení zamestnanci, monitorovanie zamestnancov, účtovná agenda, obchodná komunikácia a i.
• Spracúvanie životopisov uchádzačov o zamestnanie, spracúvanie osobných údajov o uchádzačoch o zamestnanie (predzmluvné vzťahy), uchovávanie životopisov neúspešných uchádzačov o zamestnanie, kedy je možné spracovávať osobné údaje uchádzačov bez súhlasu a kedy so súhlasom?
• Súhlas zamestnanca so spracúvaním osobných údajov v pracovnoprávnych vzťahoch (kedy je zamestnávateľ oprávnený spracovávať osobné údaje so súhlasom zamestnanca)
• Používanie fotografií zamestnancov (internet/intranet, identifikačné karty zamestnancov), je potrebný súhlas?
• Zverejňovanie osobných údajov o zamestnancoch.
• Kedy sa osobné údaje môžu o zamestnancovi zverejňovať bez súhlasu a kedy je súhlas potrebný?
• Evidovanie dochádzky prostredníctvom elektronických zariadení, napr. biometria, čipy, podmienky použitia biometrických údajov na prístupové systémy a dochádzku
• Spracúvate osobné údaje dočasne pridelených zamestnancov? Postupujete správne?
• Profilovanie zamestnancov – podmienky profilovania zamestnancov a automatizovaného individuálneho rozhodovania, spracúvanie informácií o záľubách, mimopracovných aktivitách, firemná kultúra, poskytovanie benefitov.
• Máte takéto spracovávanie osobných údajov správne ošetrené?
• Zavedenie kontrolného mechanizmu podľa Zákonníka práce.
• Postupujete v súlade s ust. § 13 ods. 4 Zákonníka práce?
• Monitorovanie zamestnanca prostredníctvom kamier.
• Kamerové systémy v podmienkach zamestnávateľa (ako ich rozlíšiť vo vzťahu k povinnostiam podľa zákona o ochrane osobných údajov, ako legálne vykonávať monitorovanie zamestnancov na pracovisku, povinnosti prevádzkovateľa, primeranosť monitorovaného priestoru, primeranosť zásahu do práv a právom chránených záujmov fyzickej osoby/zamestnanca)
• Spracúvanie personálnej a mzdovej agendy prostredníctvom externých spoločností – sprostredkovateľov.
• Ako správne postupovať podľa nariadenia a nového zákona o OOU, čo je potrebné zmeniť v zmluvách so sprostredkovateľmi, ako je externá spoločnosť, ktorá robí mzdovú a personálnu agendu, BOZP, stravovanie?
• Nakladanie s údajmi o zdravotnom stave zamestnancov.
• Kontrola podľa zákona o ochrane osobných údajov, práva a povinnosti kontrolovanej osoby (prevádzkovateľ/zamestnávateľ), práva a povinnosti kontrolného orgánu, konanie o ochrane osobných údajov, sankcie za porušenie zákonných povinností.
• Prenos osobných údajov v rámci EÚ a mimo EÚ do tretích krajín.
• Zodpovedná osoba podľa GDPR.
• Kedy ju prevádzkovateľ musí mať a kedy môže? A za akých podmienok?
• Likvidácia osobných údajov zamestnancov.
• Aktuálne k vyhláškam a vydaným vzorom Úradu pre ochranu osobných údajov.
• Práca z domu a povinné bezpečnostné opatrenia z pohľadu GDPR, zmeny.
• Nové stanovisko úradu k meraniu teploty na pracovisku.
• Viete, aké sú novinky v oblasti ochrany osobných údajov a čo vás čaká?
• Od 1.9. musia zamestnávatelia získavať osobné údaje v súvislosti s pandemickou situáciou o zamestnancoch a iných osobách vstupujúcich do ich priestoru na základe rozhodnutia Úradu verejného zdravotníctva.