Ochrana osobných údajov v personálnej, mzdovej a účtovnej agende v roku 2023
Či už ste začínajúcim, alebo dlhoročným zamestnancom personálnej, mzdovej a účtovnej agendy, na školení vám JUDr. Marcela Macová, PhD., porozpráva, ako si v praxi poradiť s požiadavkami GDPR nariadenia, zákona o ochrane osobných údajov, Zákonníka práce a ďalších osobitných predpisov. Pomocou praktických príkladov si vysvetlíme, ako mať legislatívne správne ošetrené faktúry, zmluvy, dohody so zamestnancami, osobné spisy zamestnancov, webové sídla, systém monitorovania či fotografovania a pod. Vieme, že ide o náročnú problematiku, preto vám lektorka rada zodpovie akékoľvek otázky. Na záver školenia budeme venovať celú hodinu konkrétnym rozhodnutiam Úradu na ochranu osobných údajov SR týkajúcim sa vzťahu zamestnanec a zamestnávateľ.
Program
- Viete, čo konkrétne GDPR znamená pre personalistov?
- Viete, čo všetko môžete mať v osobnom spise?
- O čom musíte informovať zamestnanca podľa GDPR?
- Aké osobné údaje musí personalista rozčleniť a vylúčiť zo spracovania?
- Ako má vyzerať pracovná zmluva alebo dohoda o pracovnej činnosti z pohľadu nariadenia a nového zákona o ochrane osobných údajov?
- Dodržiavate zásady spracúvania osobných údajov, napríklad pri kopírovaní úradných dokladov?
- Viete, kedy využiť oprávnený záujem? Ako urobiť porovnávací test? Poskytneme vám jeho vzor.
- Je potrebný súhlas uchádzača o zamestnanie a podobne?
- Čo všetko je potrebné zabezpečiť, aby váš zamestnanec mohol vykonávať prácu z domu?
- Aký je plán kontrol na rok 2023?
- Za čo boli doposiaľ firmy najčastejšie sankcionované?
- Ktoré ďalšie praktické informácie budeme rozoberať:
- usmernenie EDPB ku kamerám – odporúča označenie priestorov „piktogramom“, lehotu uchovávania záznamov,
- ktoré priestory sa smú monitorovať,
- čo si predstaviť pod pojmom „oprávnený záujem“ a ako ho obhajovať,
- stanovisko úradu k meraniu teploty na pracovisku.
- Kedy a na čo je potrebný súhlas na spracovanie osobných údajov a aké sú jeho náležitosti? Je možné použiť súhlas v personálnej agende podľa GDPR?
- Identifikácia informačných systémov/účelov, v ktorých sa spracovávajú osobné údaje o zamestnancoch, napr. na účely pracovnoprávnej agendy, BOZP, dochádzka, fotografie, dočasne pridelení zamestnanci, monitorovanie zamestnancov, účtovná agenda, obchodná komunikácia a i.
- Spracúvanie životopisov uchádzačov o zamestnanie, spracúvanie osobných údajov o uchádzačoch o zamestnanie (predzmluvné vzťahy), uchovávanie životopisov neúspešných uchádzačov o zamestnanie, kedy je možné spracovávať osobné údaje uchádzačov bez súhlasu a kedy so súhlasom?
- Súhlas zamestnanca so spracúvaním osobných údajov v pracovnoprávnych vzťahoch (kedy je zamestnávateľ oprávnený spracovávať osobné údaje so súhlasom zamestnanca).
- Používanie fotografií zamestnancov (internet/intranet, identifikačné karty zamestnancov), je potrebný súhlas?
- Zverejňovanie osobných údajov o zamestnancoch.
- Kedy sa osobné údaje môžu o zamestnancovi zverejňovať bez súhlasu a kedy je súhlas potrebný?
- Evidovanie dochádzky prostredníctvom elektronických zariadení, napr. biometria, čipy, podmienky použitia biometrických údajov na prístupové systémy a dochádzku.
- Spracúvate osobné údaje dočasne pridelených zamestnancov? Postupujete správne?
- Profilovanie zamestnancov – podmienky profilovania zamestnancov a automatizovaného individuálneho rozhodovania, spracúvanie informácií o záľubách, mimopracovných aktivitách, firemná kultúra, poskytovanie benefitov.
- Máte takéto spracovávanie osobných údajov správne ošetrené?
- Zavedenie kontrolného mechanizmu podľa Zákonníka práce.
- Postupujete v súlade s ust. § 13 ods. 4 Zákonníka práce?
- Monitorovanie zamestnanca prostredníctvom kamier.
- Kamerové systémy v podmienkach zamestnávateľa (ako ich rozlíšiť vo vzťahu k povinnostiam podľa zákona o ochrane osobných údajov, ako legálne vykonávať monitorovanie zamestnancov na pracovisku, povinnosti prevádzkovateľa, primeranosť monitorovaného priestoru, primeranosť zásahu do práv a právom chránených záujmov fyzickej osoby/zamestnanca).
- Spracúvanie personálnej a mzdovej agendy prostredníctvom externých spoločností – sprostredkovateľov.
- Ako správne postupovať podľa nariadenia a nového zákona o OOÚ, čo je potrebné zmeniť v zmluvách so sprostredkovateľmi, ako je externá spoločnosť, ktorá robí mzdovú a personálnu agendu, BOZP, stravovanie?
- Nakladanie s údajmi o zdravotnom stave zamestnancov.
- Kontrola podľa zákona o ochrane osobných údajov, práva a povinnosti kontrolovanej osoby (prevádzkovateľ/zamestnávateľ), práva a povinnosti kontrolného orgánu, konanie o ochrane osobných údajov, sankcie za porušenie zákonných povinností.
- Prenos osobných údajov v rámci EÚ a mimo EÚ do tretích krajín.
- Zodpovedná osoba podľa GDPR.
- Kedy ju prevádzkovateľ musí mať a kedy môže? A za akých podmienok?
- Likvidácia osobných údajov zamestnancov.
- Aktuálne k vyhláškam a vydaným vzorom Úradu pre ochranu osobných údajov.
- Práca z domu a povinné bezpečnostné opatrenia z pohľadu GDPR, zmeny.
- Stanovisko úradu k meraniu teploty na pracovisku.
- Viete, aké sú novinky v oblasti ochrany osobných údajov a čo vás čaká?
- Priestor na vaše otázky
Ďalšie informácie
Personálne, mzdové a účtovné oddelenia patria medzi najvyťaženejšie a práve tu sa musí klásť dôraz na ochranu osobných údajov. Veľakrát sú to práve tieto oddelenia, ktoré majú na starosti dohľad nad ochranou osobných údajov. Sú povinné tiež dodržiavať kontrolu plnenia vyhlášok Úradu verejného zdravotníctva. Ochrana osobných údajov sa navyše stále mení. Sledovať musíme nielen predpisy a usmernenia týkajúce sa osobných údajov, ale aj osobitné predpisy, ako je Zákonník práce, zákon o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia, zákon o elektronických komunikáciách, usmernenie EDPB ku kamerám a podobne. Aj z toho dôvodu sme pre vás pripravili toto praktické školenie, kde vám poradíme, ako sa v praxi vyrovnať s požiadavkami GDPR a zákona o ochrane osobných údajov a iných predpisov.
Dozviete sa:
- Ako má vyzerať súhlas a ako ho získať.
- Čo môže obsahovať osobný spis zamestnanca.
- Ako má vyzerať pracovná zmluva alebo dohoda o pracovnej činnosti.
- Čo by mala obsahovať každá zmluva (aj s právnickými osobami).
- Čo by mal mať každý prevádzkovateľ na svojom webovom sídle.
- Ako legálne vykonávať monitorovanie a fotografovanie zamestnancov na pracovisku a akú dokumentáciu ste povinní mať vypracovanú.
Ako prebieha webinár a technické podmienky pre sledovanie nájdete TU.
Odborníčka na GDPR a ochranu osobných údajov
Absolvovala Právnickú fakultu Masarykovej univerzity v Brne, nadväzne na Univerzite Pavla Jozefa Šafárika v Košiciach obhájila rigoróznu prácu na tému „Ochrana osobných údajov“ a na Univerzite Komenského v Bratislave v roku 2016 ukončila doktorandské štúdium zamerané na ochranu osobných údajov. V rokoch 2005 až 2013 pôsobila na Úrade na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky. Aktívne sa zúčastňuje na rôznych odborných konferenciách, je autorkou viacerých komentárov k zákonom o ochrane osobných údajov, ako aj mnohých publikovaných článkov o ochrane osobných údajov. Ako lektorka sa špecializuje na tému „ochrana osobných údajov“. V súčasnosti sa prostredníctvom svojej spoločnosti DAPRO Consulting s. r. o. profesionálne venuje aj výkonu funkcie.
